○天山地区共同環境組合文書規程
平成26年10月1日
訓令甲第2号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 収受及び配布(第6条―第11条)
第3章 施行及び発送(第12条―第18条)
第4章 整理及び保存(第19条―第23条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務執行上の意思を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子その他の物件をいう。
(事務局長の責務)
第3条 事務局長は、この規程に基づいて適正かつ速やかに事務処理が行われるよう、常にその指導改善に努めなければならない。
(文書の種類)
第4条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づいて条例とするもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づいて規則とするもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に知らせるもの
(3) 令達文
ア 訓令甲 組合内の職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの
イ 訓令乙 訓令甲に準ずるもので「天山地区共同環境組合例規集」に登載しないもの
ウ 通達 管理者が特定の個人又は団体に対して命令するもの
エ 指令 命令、許可等の行政処分の意思を表示するもの
(4) 一般文書 前3号のいずれにも該当しないもの
ア 対内文書 本組合内において収発する一般文書
イ 対外文書 ア以外の一般文書
(帳票等の種類)
第5条 文書の取扱いに必要な帳票等の種類は、次のとおりとする。
(1) 令達番号簿(様式第1号)
(2) 文書件名簿(様式第2号)
(3) 特殊郵便物交付簿(様式第3号)
(4) 切手受入払出記録簿(様式第4号)
第2章 収受及び配布
(到達文書の処理)
第6条 到達した文書は、総務係において収受し、次により処理するものとする。
(1) 封筒等の記載事項により配布先が明らかであるものは、そのまま速やかに所管係に配布する。
(2) 封筒等の記載事項から配布先が明らかでないものは、開封し、配布先を確認した上で速やかに所管係に配布する。
(3) 前2号の規定にかかわらず、特殊取扱いに係る郵便(書留類、配達記録等をいう。)による文書は、特殊郵便物交付簿に登載し、受領印を徴する。
(配布文書の処理)
第7条 配布文書の処理は、次によるものとする。
(1) 配布を受けた当該事務の担当者(以下「担当者」という。)は、保存期間を明示するとともに、文書件名簿に登載すること。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(2) 事務局長は、文書件名簿に登載された文書を査閲し、自ら処理するもののほかは、担当者に処理させること。
(記号及び番号)
第8条 文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書、対内文書については、この限りでない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、その区分に従い、組合名を冠し、番号は、その制定の順序に従い令達番号簿により付けること。
(2) 指令には、組合名及び係の頭文字(以下「記号」という。)にその区分に従い「指令」の字を冠し、文書件名簿により付けること。
(3) 前2号以外の文書には、記号を付け、番号はその記号の区分により、発生順序に従って文書件名簿により付けること。
2 前項の番号は、令達番号簿にあっては毎年1月から起こし暦年により、文書件名簿にあっては毎年4月から起こし会計年度によりそれぞれ更新するものとし、事件の完結するまでは、同一の番号を使用するものとする。この場合において、その事件が年度を超えてなお継続するときは、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠しなければならない。
(1) 文書は、原則として一事案につき一起案とする。
(2) 起案に当たっては、その理由を簡明に記載し、必要な場合は、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 重要な案件又は秘密若しくは急を要する文書は、起案用紙の上欄に「重」又は「秘」若しくは「急」と表示しなければならない。
(決済の区分)
第10条 起案文書には、天山地区共同環境組合事務専決及び代決規程(平成26年訓令甲第1号)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
2 起案文書には、決裁区分を表示するものとする。
(議案等の決裁)
第11条 組合議会の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、総務係の審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
2 条例、規則、訓令等の制定改廃等に係るものは、総務係の審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
第3章 施行及び発送
(決裁文書の取扱い)
第12条 決裁済の起案文書は、起案者において、速やかに決裁年月日その他必要な事項を記入しなければならない。
(条例、規則等の取扱い)
第13条 条例、規則、訓令及び管理者名により行う公示は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 総務係において、令達番号簿に必要事項を記載した上、公示令達の手続を行うこと。
(2) 条例、規則及び既定の原議は、総務係で保管すること。
(浄書及び校合)
第14条 発送文書の浄書及び校合は、所管係で行わなければならない。
(文書の発信者名)
第15条 対外文書は、管理者の職氏名をもって発信しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事案の内容又は宛先により、事務局長名を用いることができる。
(公印及び契印)
第16条 発送文書には、公印を押して起案文書に契印しなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、公印又は契印についても省略することができる。
(対外文書の発送)
第17条 対外文書の発送は、総務係で行うものとする。ただし、急を要するもの及び時間外等やむを得ない場合は、所管係で取り扱うことができる。
2 県庁宛て文書は、逓送便によるものとする。ただし、これにより難い場合にあっては、郵送することができる。
(物品等の郵送)
第18条 物品の発送を運送業者に委託するときは、所管係で取り扱うものとする。
2 小包郵便にするものは、所管係で包装表記の上、総務係に送付しなければならない。
第4章 整理及び保存
(文書の整理及び保管)
第19条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。
2 未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の編てつ)
第20条 文書の編てつは、会計年度によって行うものとする。ただし、会計年度によって編てつすることが特に困難かつ適当でないと認められる文書は、編てつを変更することができる。
(保存種別及び保存期間)
第21条 保存文書の種別及び保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、別表の文書保存年限基準表のとおりとする。ただし、所管係において特に必要と認めるときは、保存期間を伸縮することができる。
2 保存期間の算定については、会計年度に属するものは翌年度4月1日から、暦年に属するものは翌年1月1日から起算する。
(廃棄処分)
第22条 事務局長は、保存期間を経過した文書及び保存の必要のない文書は、廃棄の処分をしなければならない。
2 保存期間を経過しない文書でも保存の必要がないと認めた文書は、管理者の決裁を受けた後、廃棄することができる。
3 廃棄する文書で、他人の名誉又は信用にかかわるもの、秘密に属するもの等は、これを焼却しなければならない。
(組合職員以外の閲覧)
第23条 組合職員以外の者で文書の閲覧をしようとする者があるときは、事務局長の許可を受けて閲覧させることができる。
附則
この規程は、平成26年10月1日から施行する。
別表(第21条関係)
文書保存年限基準表
保存年限 | 属する文書の種類 |
第1種(11年以上の期間保存) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達並びに市の諸令達で重要な文書 2 中央官庁及び県庁関係の通達並びに往復文書で将来の例証となる文書 3 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書 4 褒賞に関する文書 5 歳入歳出予算書及び決算書 6 組合議会に関する重要な文書 7 財産、公の施設の取得、設置管理及び処分に関する文書 8 諸統計書で重要なもの 9 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの 10 許可、認可、契約等で特に重要な文書 11 不服申立ての決裁等で重要な文書 12 その他11年以上の期間保存の必要があると認められる文書 |
第2種(6年以上10年以内の期間保存) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達並びに市の諸令達で比較的重要な文書 2 報告、届出、調査等で特に重要な文書 3 不服申立ての決裁等で第1種に属しない文書 4 許可、認可、契約等で重要な文書 5 官報及び県報その他重要な図書で将来参考となるもの 6 その他6年以上10年以内の期間保存の必要があると認められる文書 |
第3種(3年以上5年以内の期間保存) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達、通達、往復文書で第1種及び第2種に属しない文書 2 許可、認可、契約等で第1種及び第2種に属しない文書 3 原簿、台帳等の簿冊で、第1種及び第2種に属しない文書 4 会計上の文書、帳簿で決算を終わったもの 5 報告、届出、調査等で重要な文書 6 その他3年以上5年以内の期間保存の必要があると認められる文書 |
第4種(1年又は2年の期間保存) | 1 陳情、請願等で重要な文書 2 収受、発送に関する諸帳簿 3 その他1年又は2年の期間保存の必要があると認められる文書 |
